سیستم سازی چیست؟ | تیم سازی با بهترین شکل ممکن!!

سیستم سازی یکی از اصطلاحاتی است که این روزها در دنیای کسب‌ و کار به وفور در مورد آن می‌شنویم. در واقع، دنیای کسب‌وکار امروزی به حدی پیشرفته شده است که دیگر نمی‌توانیم مانند گذشته کسب‌وکار خود را رشد دهیم. بسیاری از کارآفرینان بزرگ دنیا توانسته‌اند با سیستم سازی مدل کسب‌وکار خود را تغییر دهند و به موفقیت‌های زیادی دست پیدا کنند. به همین دلیل، تمامی افرادی که می‌خواهند به موفقیت‌های بزرگ دست پیدا کنند باید این امر را مد نظر قرار دهند و شرایط مناسب را برای پیاده‌سازی ایده‌های مختلف در کسب‌وکارشان فراهم سازند. در ادامه این مطلب تلاش می‌کنیم ذهن شما را در مورد سوال سیستم سازی چیست روشن کنیم.

تفاوت شغل و کسب‌وکار چیست؟

بسیاری از مدیران درک درستی به مفهوم شغل و کسب‌وکار ندارند و همین امر باعث می‌شود نتوانند برای سیستم سازی اقدام کنند. کسانی که دارای شغل هستند هر روز باید در محل کار خود حضور پیدا کنند و وظایف مشخصی را انجام دهند. نبود این افراد در شغل‌شان باعث می‌شود بسیاری از مسئولیت‌ها بر روی زمین بماند. اما اگر شما نیاز ندارید هر روز در محل کارتان حضور داشته باشید و می‌توانید در هر شرایطی اشراف کاملی به روند کاری داشته باشید، شما صاحب یک کسب‌وکار هستید. شناخت تفاوت این دو واژه باعث می‌شود تا شما در کارتان پیشرفت‌های زیادی داشته باشید.

آیا کسب‌وکار شما کارآیی مناسب را دارد؟

بهتر است قبل از آنکه به سوال سیستم سازی چیست بپردازیم به این سوال پاسخ دهیم آیا کسب‌وکار شما کارآیی لازم را دارد. بهتر است همین الان یک کاغذ و خودکار بردارید و مشکلات کسب‌وکار خود را یادداشت کنید. زمانی که می‌خواهید کارآیی سیستم خود را بسنجید به این سوالات پاسخ دهید:

• آیا کارمندان شما ثبات دارند و می‌توانند به رشد کسب‌وکار شما کمک کنند؟
• آیا شما به عنوان مدیر مجموعه درگیر حواشی مختلف هستید و همیشه احساس خستگی می‌کنید؟
• آیا احساس می‌کنید می‌توانید صفر تا صد کسب‌وکار خود را به کارمندانتان بسپارید؟
• آیا درآمد کسب‌وکار شما در چند سال اخیر افزایش چشمگیری داشته است یا در یک ثابت مانده است؟

اکنون خود شما می‌توانید متوجه شوید که کسب‌وکار شما چه ایراداتی دارد. اگر پاسخ شما به بیشتر این سوالات مثبت است نشان می‌دهد که سیستم کاری کسب‌وکار شما به خوبی پیش نرفته است و نقاط ضعف بیشماری دارد. اکنون وقت آن رسیده است که برای تغییر محیط کاری خود اقدام کنید.

چرا تمامی کسب‌وکارها به وجود سیستم نیاز دارند؟

شاید اکنون این سوال برای شما پیش بیاید چرا تمام کسب‌وکارها به یک سیستم کارآمد نیاز دارند. باید بدانید وجود یک سیستم کارآمد در کسب‌وکار شما باعث می‌شود تا تمامی کارمندان درک بهتری به کار داشته باشند. ممکن است شما تجربه کرده باشید که در برخی از کسب‌وکارها وظایف افراد مشخص نیست و تمامی آنها کارهایی را انجام می‌دهند که متناسب با حوزه کاریشان نیست. این امر باعث می‌شود به زودی تمامی افراد احساس خستگی بکنند و تصمیم بگیرند آن کسب‌وکار را ترک کنند.

مزایای دیگر ایجاد سیستم در کسب‌وکار

ایجاد درک از فرآیندهای کاری تنها بخش کوچکی از سیستم سازی است. این کار مزایای بیشماری را برای کسب‌وکارها به همراه دارد که برخی از مهمترین آنها به شرح زیرند:

• ایجاد سیستم باعث شناسایی کارهای بیهوده می‌گردد.
• ایجاد سیستم باعث می‌شود تکنولوژی وارد کسب‌وکار شود.
• ایجاد سیستم از خستگی مدیران جلوگیری می‌کند.
• ایجاد سیستم تعاملات کارمندان با یکدیگر را بهبود می‌بخشد.
• ایجاد سیستم باعث ارائه خدمات بهتر به کاربران می‌شود.
• ایجاد سیستم کفیت محصولات را بالا می‌برد.

با ایجاد سیستم نقاط ضعف کارمندان خود را شناسایی کنید!

زمانی که سیستم سازی در کسب‌وکار شما نهادینه می‌شود می‌توانید به نقاط ضعف کارمندان خود پی ببرید. به طور مثال، شما متوجه شده‌اید گاهی تحصیلدار شما خسته است و برایتان این سوال پیش می‌آید چرا گاهی این فرد خسته می‌شود. در این روند متوجه می‌شوید تحصیلدار مجبور است در طول روز به آدرس‌هایی برود که بسیار پراکنده هستند و همین امر او را خسته می‌کند. در نتیجه، می‌توانید از کسی که مسئول تنظیم کارهای تصحیلدار است بخواهید برنامه را به گونه‌ای بچیند که در هر روز کاری به آدرس‌هایی برود که در یک منطقه هستند و یا نزدیک بهم هستند. این امر باعث می‌شود کارآیی کارمندان شما افزایش پیدا کند و از بروز خستگی‌های مفرط جلوگیری می‌نماید.

آیا از قانون 80/20 استفاده می‌کنید؟

زمانی که شما اقدام به سیستم سازی در کسب‌وکار خود می‌کنید، می‌توانید کارهای خود را هدفمند پیش ببرید. قانون 80/20 یکی از شناخته‌ترین قوانینی است که ایجاد سیستم مناسب در کسب‌وکارتان به وجود می‌آید. شما به عنوان مدیر کسب‌وکار باید تنها 20 درصد از کارها را انجام دهید و 80 درصد کارها باید در میان کارمندانتان تقسیم شود. این امر باعث می‌شود تا شما زمان کافی داشته باشید تا بتوانید کارهای کلیدی و هدفمند را انجام دهید و کسب‌وکار خود را به جایگاه بالایی در مقایسه با رقبای خود برسانید.

آیا به دنبال رشد یکپارچه کسب‌وکار هستید؟

ممکن است شخصی از شما سوال بپرسد سیستم سازی چیست! در پاسخ به این سوال باید بگویید سیستم سازی باعث می‌شود تا کسب‌وکار به صورت یکپارچه رشد کند و به موفقیت برسد. در واقع، زمانی که در یک سیستم مدیر می‌تواند خود را از مشغله‌های جانبی برهاند و تنها بر ارتقا کسب‌وکار تمرکز کند، آن کسب‌وکار به صورت یکپارچه رشد می‌کند و به موفقیت می‌رسد. با توجه به این موضوع، کسب‌وکارهایی که می‌خواهند رشد کنند باید وظایف را مشخص نمایند و بر ایده‌های جدید و تزریق آن بر پیکره کسب‌وکار خو تمرکز داشته باشند.

چگونه برای ایجاد سیستم اقدام کنید؟

اکنون نوبت آن رسیده است که تمامی مدیران موفق برای سیستم سازی اقدام کنند. در ادامه به مواردی می‌پردازیم که باعث می‌شود تا سیستم کاری شما به خوبی شکل گیرد.

آموزش درست کارمندان

اولین قدمی که باعث می‌شود تا سیستم کاری شما به خوبی شکل گیرد آموزش درست کارمندان است. وظایف کارمندان باید به خوبی مشخص شده باشد و آنها بدانند که قرار است چه کاری را انجام دهند. تمامی کارمندان از بخش خدمات تا بخش کارهای اجرایی باید با وظایف خود آشنایی پیدا کنند. کارمندان باید با اصول توسعه فردی آشنا شوند و در این مسیر قدم بردارند. سپس دوره یک هفته‌ای برای آنها برگزار شود تا میزان کارآیی‌شان مشخص شود. زمانی که متوجه شدید کارمندانتان با وظایف خود آشنا هستند و می‌توانند آنها را مدیریت کنند شما اولین قدم را در سیستم سازی برداشته‌اید.

توجه به هرم مازلو

هرم مازلو یکی از کارآمدترین مواردی است که می‌تواند به شما کمک کند تا سیستم کارآمد خود را بچینید. شما می‌توانید در پاسخ به این سوال که سیستم سازی چیست مثالی از هرم مازلو را ارائه دهید. مطابق با هرم مازلو  تمامی کارمندانی که در یک کسب‌وکار مشغول به فعالیت می‌شوند به موارد زیر به صورت سلسله مراتب نیاز دارند:

• شماره یک: حقوق و مزایا
• شماره دو: امنت شغلی
• شماره سه: حس تعلق
• شماره چهار: حس دیده شدن
• شماره پنج: حس کنترل

اگر شما بتوانید به تمامی نیازهای کارمندان خود پاسخ دهید و آنها را در حس کنترل وارد کنید، در واقع این حس را به کارمندان خود القا می‌کنید که کسب‌وکار شما کسب‌وکار خود آن کارمند است. در نتیجه، کارمندتان تلاش می‌کند کسب‌وکار خود را حفظ کند و این دیدگاه موفقیت‌های چشمگیری را برای کسب‌وکارها به ارمغان می‌آورد.

استفاده از تکنولوژی

یکی دیگر از مواردی که در روند پاسخ به سوال سیستم سازی چیست و چگونه پیاده‌سازی می‌شود باید به آن توجه داشته باشید استفاده از تکنولوژی است. به طور مثال، شما می‌توانید سیستم سی آر ام خود را فعال کنید و با اتصال آن به تلفن هر مشتری که تماس می‌گیرد اطلاعات آن را به طور دقیق مشاهده کنید. این امر باعث می‌شود در زمان ارتباط با مشتریان ذهنتان آماده باشد و همین امر باعث می‌شود تا در تمامی کارهای خود با دیدگاه بازی پیش روید.

تکنولوژی های دیگر

در همینجا به شما اعلام می‌کنیم منظور از استفاده از تکنولوژی در ایجاد سیستم تنها سی آر ام یا موارد مشابه نیست. به‌طور مثال، شما به عنوان مدیر باید روزانه گزارش کاری از کارمندان خود دریافت کنید. برای اینکار می‌توانید سیستم ایمیلی را فعال سازید و از کارمندانتان بخواهید گزارششان را ایمیل کنند. در نتیجه، هر زمان که توانستید می‌توانید ایمیل‌ها را بخوانید و مواردی را که باید به کارمندانتان بگویید در ایمیل ریپلای بازگو کنید. به طور کلی، یکی از مزایای ایجاد سیستم استفاده از تکنولوژی به روش بهینه و کارآمد است.

تنظیم دستور العمل‌ها

یکی از مهمترین مواردی که در روند سیستم سازی باید به آن توجه کنید ایجاد دستور العمل است. اکنون ممکن است این سوال برای شما پیش بیاید که منظور از دستورالعمل چیست! اجازه دهید این موضوع را با ذکر یک مثال روشن کنیم. شما به عنوان صاحب یک کسب‌وکار با نیازها و تقاضاهای مشتریان خود آشنا شده‌اید. مشتریان شما معمولا درخواست تخفیف دارند. بهتر است دستور العمل تخفیف را مشخص کنید. به‌طور مثال، مشتریانی که حداقل 2 کیلو و یا 4 متر از این محصول را خریداری می‌کنند می‌توانند x تومان تخفیف دریافت کنند. این امر باعث می‌شود تا ارتباط مداوم کارمندان با شما کاهش پیدا کند. شما باید برای تمامی امور از جمله مرخصی کارمندان، ارتباط کارمندان در محل کار و موارد دیگری که ممکن است در محیط کاری شما رخ دهد دستور العمل داشته باشید.

منطقی باشید!

یکی از مهمترین مواردی که توصیه می‌شود در سیستم سازی به آن توجه داشته باشید تصمیمات منطقی است. اگر شما تصمیمات احساسی داشته باشید، سیستم شما با شکست‌های بزرگی رو به رو می‌شود. یک مثال خوب از این صحبت زمانی است که شما در حال تدوین دستورالعمل‌ها هستید. شما هرگز نباید اجازه دهید احساساتتان بر منطق‌تان غلبه کند. باید به این موارد به خوبی فکر کنید و بهترین تصمیمات را برای رشد کسب‌وکار خود بگیرید.

آیا شما ایده‌آل گرا هستید؟

یکی از مهمترین مواردی که به کسب‌وکار شما به عنوان مدیر مجموعه آسیب وارد می‌کند ایده‌آل بودن شماست. کمال‌گرایی یا همان ایده‌آل گرایی باعث می‌شود تا شما مسئولیت کارهایی را بر عهده بگیرید که کارمندانتان می‌توانند انجام دهند. همچنین، کمال‌گرایی شما باعث می‌شود کارمندانتان احساس کم ارزش بودن بکنند و همین امر آنها را از کار دلزده می‌کند. در نتیجه، اگر فکر می‌کنید ایده‌آل گرا هستید، باید هرچه سریعتر این رفتار را کنار بگذارید و وارد رفتار سازمانی و حرفه‌ای شوید.

چرا برخی از سازمان‌ها از سیستم سازی استفاده نمی‌کنند؟

با اینکه اثرات سیستم سازی بر تمامی کسب‌وکارها نمایان شده است، اما هنوز بسیاری از کسب‌وکارها از آن استفاده نمی‌کنند. در ادامه این موضوع را به طور کامل بررسی می‌کنیم. اگر متوجه شدید شما جز این دسته افراد هستید، توصیه می‌کنیم هر چه زودتر برای تغییر رویکرد خود قدام کنید.

عدم اعتماد به کارمندان

متاسفانه برخی از مدیران به این صورت هستند که فکر می‌کنند هیچ فردی به جز خود آنها نمی‌تواند کار را به خوبی پیش ببرد. این دسته از مدیران به کارمندان خود اعتمادی ندارند و دائما در این تفکر هستند که کارمندانشان می‌خواهند از زیر کار در بروند و یا کارها را به درستی انجام ندهند. در این صورت تصمیم می‌گیرند دائما بالا سر کارمندان باشند و حق نظر را از آنها سلب نمایند. اگر تفکر شما اینچنین است باید بگوییم به زودی با خطر ورشکستگی رو به رو می‌شوید. زیرا کارمندان زیادی را از دست می‌دهید و نمی‌توانید ایده‌ایی برای رشد کسب‌وکار خود داشته باشید.

عدم تمایل به استفاده از تکنولوژی

یکی دیگر از مواردی که باعث شده است بسیاری از مدیران کسب‌وکارها از فرآیند سیستم سازی در کسب‌وکارشان استفاده نکنند این است که آنها به استفاده از تکنولوژی علاقه‌ای ندارند. این افراد معمولا جز افرادی هستند که کسب‌وکار را به صورت سنتی آموخته‌اند و در دل خود برای ایجاد تکنولوژی در کسب‌وکار ترس و واهمه دارند. این تفکر می‌تواند آسیب رسان باشد. به همین، امروزه تمامی مدیران موفق خودشان برای استفاده از تکنولوژی پیش قدم می‌شوند. زیرا به این نتیجه رسیده‌اند تنها روشی که می‌توانند به کار ببرند تا در دنیای امروزی رشد کنند استفاده از تکنولوژی است.

درگیری‌های زیاد

یکی دیگر از مواردی که باعث می‌شود مدیران کسب‌وکارها به استفاده از سیستم سازی توجهی نداشته باشند درگیری‌ها و مشغله‌های زیاد این افراد است. بهتر است بدانید مدیران هرگز نباید زیاد کار کنند، بلکه آنها باید دائما به فکر ایده‌های جدید در کسب‌وکارشان باشند. اگر شما جز مدیران پر مشغله هستید باید بدانید بخشی از کار شما ایراد دارد و باید به فکر ایجاد تغییر در مدل کاری خود باشید.

آیا ایجاد یک سیستم قوی زمان‌بر است؟

بهتر است بدانید سیستم سازی قوی نیاز به زمان دارد. اینکه چقدر طول می‌کشد تا سیستم بتواند به صورت یکپارچه رشد کند مسئله‌ای است که به این سادگ نمی‌توان به آن پاسخ داد. مدیر یک مجموعه در اولین قدم باید وظایف هر کارمند را مشخص کند و دستورالعمل‌ها را آشکار سازد. پس از آن آموزش کارمندان آغاز می‌گردد و قطعا به رشد کسب‌وکارها کمک می‌کند. توصیه می‌شود برای اینکه سیستم قوی و جامعی در سازمان شما نهادینه شود صبور باشید.

جمع بندی

تابدینجا تلاش کردیم اطلاعات دقیقی را در مورد سیستم سازی در اختیار شما قرار دهیم و ذهن شما را در برابر سوال سیستم سازی چیست روشن کنیم. شما با اینکار می‌توانید مجموعه خود را رشد دهید و کارهای اضافی را از دوش خود بردارید. به این نکته توجه داشته باشید، تا زمانی که سیستم در مجموعه شما نهادینه نشود، هرگز نمی‌توانید یک کارآفرین موفق باشید. امروزه، تمامی کارآفرینان بزرگ دنیا دارای یک سیستم قوی درون مجموعه خود هستند و تنها بر تزریق ایده‌های جدید به کسب‌وکار خود تمرکز دارند. این مسئله‌ای است که تمامی کسب‌وکارها باید به آن اهمیت دهند.