مهارت برقراری ارتباط موثر با دیگران چیست؟

شما در زندگی همواره با دیگران در ارتباط هستید. تا به حال برای شما پیش آمده است که به خاطر اینکه ارتباط موثری با دیگران نداشته‌اید، دچار مشکل شوید و به خواسته‌های خود نرسید؟ در تمامی مراحل زندگی ما به ارتباط برقرار کردن با دیگران نیازمندیم. زندگی اجتماعی ما در گرو ارتباط‌های ما با دیگران است.  پس مهارت برقراری ارتباط موثر بسیار مهم است. ما در خانواده زندگی می‌‎کنیم، باید بتوانیم با افراد خانواده ارتباط برقرار کنیم. زمانی که محصل می‌شویم، باید بتوانیم با هم‌سن‌هایمان ارتباط برقرار کنیم تا دوستی‌های خوب بسازیم.  شاغل می‌شوید، باید بتوانید با همکاران و رئیس خود ارتباط‌های درست برقرار کنید تا هم آرامش داشته باشید در محیط کار و هم بتوانید همکاری خوبی با افراد داشته باشید. برای اینکه بتوانیم بهترین نتیجه را از ارتباطاتی که داریم بگیریم، بهتر است به دنبال آموزش‌های درست در این زمینه باشیم و مهارت‌های لازم برای برقرار کردن یک ارتباط درست را بلد باشیم. شاید تصور کنید برقراری ارتباط ساده است و نیاز به مهارت خاصی ندارد، اما بالعکس مهارت برقراری ارتباط موثر سخت و دشوار است. در این مقاله قرار است راجع به ارتباط موثر، عوامل موثر برآن، خطاها و تکنیک‌های موجود صحبت کنیم. تا بتوانیم زندگی اجتماعی بهتری را تجربه  کنیم.

 ارتباط موثر چیست؟

شما زمانی که با فردی ارتباط برقرار می‌کنید، در واقع اطلاعات، افکار، احساساتی که دارید را به او منتقل می‌کنید و بالعکس. ما مواردی که در ذهنمان به آن فکر می‌کنیم، در پیام‌های خود به دیگران انتقال می‌دهیم و ارتباط برقرار می‌کنیم. شما تلاش می‌کنید تا افکار و مطالبی که در نظر دارید را به نحوی بیان کنید که برای فرد مقابلتان کاملا قابل درک و راحت باشد. اصل ارتباط موثر در واقع به این اشاره دارد که شما و فرد مقابلتان به درک مشترکی از موضوع مورد نظرتان برسید. اگر شما اطلاعاتی از فرد مقابلتان داشته باشید و به یک شناخت نسبی از او رسیده باشید. ارتباط بهتری برقرار خواهید کرد، در واقع بازده ارتباطتان را بالا می‌برید. شاخت مخاطب قبل از ارتباط برقرار کردن می‌تواند کلیدی باشد که به شما کمک می‌کند ارتباط بهتری با دیگران برقرار کنید. چرا شناخت افراد در مهارت برقراری ارتباط موثر مهم است؟ چون زمانی که شما به یک شناخت نسبی از مخاطبتان رسیده باشید، می‌توانید به علایق ایشان و مواردی که در احساساتشان تاثیر گذار هستند، اشاره کنید و در این صورت فرد مقابل بدون اینکه بفهمد تاثیر مثبتی از حرف‌های شما خواهد گرفت. بالعکس اگر شما بدون درک و شناخت مخاطب شروع به صحبت کنید، ممکن است بر مواردی دست بگذارید که با علایق و سواد فرد مقابل در تضاد باشد. در این صورت شما شکست خواهید خورد. لزوما این شناخت به معنی این نیست که شما به طور کامل فرد، سرگرمی‌ها و علایقش را بشناسید. به طور قطع قبل از ارتباط برقرار کردن شناخت کامل امکان‌پذیر نیست. اما شما می‌توانید با توجه به اطلاعات اولیه مثل سن، میزان تحصیلات، محل زندگی و این نوع اطلاعات کلی یک سری حدس راجع به شخصیت طرف، سبک زندگی و ... بزنید و بر حسب این اطلاعات و حدس‌ها برای برقراری ارتباط اقدام کنید.

اهمیت روابط بین فردی در کسب و کار

در این قسمت از مقاله قرار است راجع به اهمیت روابط بین فردی و تاثیر آن در زندگی صحبت کنیم.

1)کمک برای رسیدن به اهداف

اگر دقت کنید کودکان در طول روز بارها از مادران و اطرافیان خود راجع به مسائل مختلف می‌پرسند چرا؟ این سوال ها برای درک اهداف و مسائل بزرگ است. این سوال‌ها و ارتباط برقرار کردن‌ها همیشه در طول زندگی همراه ما هستند.  زمانی که به عنوان کارمند در جایی استخدام می‌شوید، دوست دارید اهداف و برنامه‌های خود را بدانید به همین علت با همکاران و مدیر خود ارتباط برقرار خواهید کرد. همچنین اگر مدیر هستید باید بتوانید با کارمندان خود ارتباط برقرار کنید. نکات مثبت و منفی کارشان را اعلام کنید و به آن‌ها بگویید که به اهداف شما نزدیک هستند یا خیر؟ اگر دستاوردی برای شرکت داشته‌اند، از افراد تقدیر کنید. این ارتباطات کوچک و انتقال احساس ارزشمندی به افراد باعث می‌شود که آن‌ها فکر کنند نقش بزرگی در این شرکت دارند. در این حالت بیشتر تلاش خواهند کرد تا شما را به اهدافتان برسانند.  طبق تحقیقات انجام شده از اطلاعات افرادی که در لینکدین فعالیت می‌کنند؛ 73% افراد به دنبال کاری هستند که در آن احساس با اهمیت بودن داشته باشند. و این احساس اهمیت و ارزشمندی تنها با ارتباط برقرار کردن انتقال پیدا می‌کند. اگر ارتباطات درستی بین افراد در محیط کار به وجود بیاید، سیستم موفق‌تر خواهد شد.

2)شما منبع خبر باشید و پیام اصلی را انتقال دهید.

زندگی در دنیای دیجیتال باعث شده است که افراد خیلی سریع از اخبار و اتفاقات آگاه شوند. بهتر است کارمندان شما اخبار مهم را از سمت خودتان بخوانند. بهترین راه برای اینکه بتوانید اخبار و اطلاعات را زودتر از منابع بیرونی با همکاران و کارمندانتان در میان بگذارید، داشتن یک ارتباط نزدیک و قوی است. شما می‌توانید یک گروه در فضای مجازی داشته باشید و اخبار و اطلاعات مهم و جدید را سریعا در آن قرار دهید.

3)همواره رضایت مشتریان را به دست آورید

زمانی که یک فرد از شما خرید می‌کند و در واقع مشتری شما می‌شود. انتظار دارد که شما به وعده‌هایی که هنگام خرید به فرد داده‌اید، عمل کنید. و همواره کیفیتی بالا داشته باشید. شما برای این اتفاق نیاز به کارمندانی دارید که پشتیبان مشتریان باشند و به عنوان رابط بین شرکت شما و مشتریان عمل کنند. این پشتیبانان باید مهارت برقراری روابط موثر را خوب بلد باشند، تا بتوانند با افراد خوب برخورد کنند. اگر مشتریان شما تجربه خوبی از شما نداشته باشند، کسب و کار شما سرپا نخواهد ماند، همواره شما باید کیفیت محصولات خود را بالا نگه دارید و با مهارت برقراری ارتباط درست بین شرکت و مشتریان باعث رضایت خاطر مشتریان شوید. دقت کنید که کارمندانی که در نقش پشتیبان مشتریان هستند، از ارزشمندترین منابع انسانی شرکت شما به حساب می‌آیند؛ زیرا برخورد مشتری به طور مستقیم با این افراد است. لطفا با برقراری ارتباط درست و مثبت با این افراد همواره آن‌ها را راضی نگه دارید. تا آن‌ها نیز بتوانند کارشان را به بهترین شکل انجام دهند.

4)با روابط موثر می‌توانید راحت‌تر از پس بحران‌ها برآیید.

ارتباط برقرار کردن درست و به موقع باعث می‌شود که حل مشکلات در در بحران‌ها بسیار راحت‌تر باشد. زمانی که شما نتوانید ارتباط درستی با کارمندان و همکاران داشته باشید، سوءتفاهم‌های بیشتری پیش می‌آید. اما زمانی که همه چیز روشن است، افراد می‌توانند به راحتی و درستی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. زمانی که بحران پیش بیاید افراد می‌توانند راحت‌تر مسائل و مشکلات را بیان کنند و اگر اتفاقی می‌افتد آن را حل کنند.

5) داشتن فضای کار بهتر

اگر شما فضای کاری مناسب داشته باشید، هم کارمندان قبلی راحت‌تر هستند و هم افراد جدیدی که به مجموعه شما اضافه می‌شوند، از محیط کار شما خوششان می‌آید و مشتاق هستند که کار کنند. طبق نظرسنجی‌های انجام شده حدود 40% از افراد به دنبال این هستند که محیط کار خود را به علت بد و سرد بودن محیط کاری عوض کنند. در این شرایط شما باید روابطتان با کارمندان را به قدری خوب نگه دارید که افراد برای ماندن در این محیط کاری تمایل داشته باشند. زمانی که شما با کارمندان روابط بین فردی موثر داشته باشید. افراد بازخوردهای خود را نسبت به محیط کار راحت‌تر به شما اعلام می‌کنند و ایده‌های خود را بیان می‌کنند، به همین علت پیشرفت و رسیدن به موفقیت برای شما راحت‌تر و بهتر است. شما چه بخواهید افراد با استعداد را به محیط کار جذب کنید یا کارمندهای سابق را نگه دارید. نیاز به روابط بین فردی خوب و قوی است. روابط بین فردی و قوی باعث داشتن یک محیط کاری خوب و مثبت است. مطمئن باشید هیچ تبلیغی بهتر از داشتن کارمندان خوشحال و مشتریان راضی برای شرکت شما وجود ندارد. اگر شما بتوانید کارمندان خود را راضی نگه دارید، بعد از آن می‌‎توانید به سمت راضی نگه داشتن مشتریان برند بروید.

مهارت برقراری ارتباط موثر

برای دستیابی به مهارت برقراری ارتباط موثر که بتوانید نتایج خوب بگیرید، نیازمند یک سری مهارت‌های لازم است که بتوانید ارتباط درست برقرار کنید.

درک شرایط فرد مقابل:

سعی کنید حس همدلی خود را به دیگران منتقل کنید. قبل از شروع صحبت سعی کنید شرایط طرف مقابل را درک کرده و احساسات طرف مقابل را بشناسید. برای مثال: قبل از اینکه بخواهید محصولتان را برای مشتری شرح دهید، بگویید. می‌دانم کارهای مهمی دارید و وقتتان محدود است اما ممنون میشم چند دقیقه از وقتتان را برای ما بگذارید.

به درستی گوش بدهید:

در مهارت برقراری ارتباط موثر بیشتر از اینکه صحبت کنید، باید شنونده فعال باشید. شنونده فعال یعنی علاوه بر گوش دادن و درک کلمات و اطلاعات منتقل شده، باید احساساتی که فرد موقع صحبت دارد را درک کنید. بین شنیدن فعال و خود شنیدن بسیار متفاوت است. در شنیدن فعال همزمان که فرد صحبت می‌کند با تحلیل لحن صدا احساس فرد را متوجه شوید. و این اتفاق باعث می‌شود، روابط عمیق‌تر و قوی‌تری بین شما و افراد به وجود بیاید. زمانی که شما بتوانید استرس و احساس طرف مقابل را درک کنید، می توانید با توجه به احساس و وضعیتی که در آن لحظه دارد شرایط را در دست بگیرید و این باعث میشود فرد احساس نزدیکی داشته  باشد و راحت‌تر اعتماد کند. .

نکاتی برای گوش‌دادن فعال

• تمام تمرکزتان بر صحبت‌های شخص مقابل باشد:

  اگر حواستان جای دیگر پرت شود و فقط منتظر این باشید که پاسخ دهید و مکالمه تمام شود، نمیتوانید به درستی صحبت های فرد مقابل را بشنوید درک کنید و وقت بگذارید. اگر تمرکز بر روی صحبت دیگران برایتان سخت است، سعی کنید زمانی که فرد صحبت می‌‌کند، کلماتی که بیان می‌شود را در ذهنتان تکرار کنید.

• مکالمه فرد مقابل را قطع یا به سمتی که می‌خواهید هدایت نکنید:

  زمانی که افراد صحبت می‌کنند، می‌توانند عکس العمل شما را ببینند. سعی نکنید که سریع پاسخ دهید و یا حرفی که می‌خواهید بزنید را سریع بیان کنید. این کار باعث می‌شود تمرکز شما نسبت به صحبت‌های فرد مقابل کمتر شود و فرد مقابل نیز متوجه شود که حواس شما به موضوع دیگری پرت شده است.

• نسبت به صحبت‌ها عکس العمل مثبت نشان دهید:

  در بین صحبت‌های او سری تکان دهید، حرف‌های او را تایید کنید. این عکس العمل نشان داد‌ن‌ها باعث می‌شود فرد مقابل احساس کند که شما به او اهمیت می‌دهید. و همچنین شما یک شنونده عادی نیست بلکه تمام تمرکزتان به حرف طرف مقابل است.

• قضاوت نکنید:

  لزوما قرار نیست زمانی که شما با شخصی صحبت می‌کنید، تمام افکار و عقاید او را قبول داشته باشید. زمانی که دو فرد با سلایق و عقاید مختلف صحبت می‌کنند، مشخص است که خیلی از عقاید آ‌ن‌ها شبیه به هم نیست. اما این قضیه نباید باعث قضاوت کردن فرد مقابل بشود. سعی کنید قضاوت، انتقاد و مقایسه را کنار گذاشته و فقط به حرف‌های شخص مقابل گوش دهید. در دشوارترین ارتباطات اگر شما بتوانید شنونده فعال باشید، می‌توانید یک ارتباط موثر برقرار کنید.

• بازخورد ارائه دهید:

  اگر در طول مکالمه احساس کردید، شرایط شما با فرد مقابل بسیار متفاوت است و احتمالا امکان قطع ارتباط وجود دارد، سعی کنید نسبت به صحبت‌های او بازخورد ارائه دهید و یا هوشمندانه سوال بپرسید؟ به طور مثال: طبق صحبت‌های شما، اینطور که شما فرمودید، منظورتان از جمله ... چیست؟  این سوال پرسیدن‌ها باعث می‌شود فرد توضیحات بیشتری دهد. و ممکن است سمت و سوی مکالمه شما به سمتی که  می‌خواهید برود.

• به احساسات پشت کلمات فکر کنید:

  احساسات فرکانس‌هایی بالاتر از گفتار انسان است. می‌توانید با یک سری تمرینات به خصوص مثل نواختن سازهای بادی، آواز خواندن، گوش دادن به موسیقی‌های خاص می‌توانید تمرین کنید که متوجه احساسات پشت کلمات  بشوید.

به زبان بدن توجه  کنید.

زمانی که شما صحبت می‌کنید، علاوه بر کلماتی که بیان می‌کنید، نوع نگاه کردن، حرکات دست و بدن شما نیز احساسات شما را به طرف مقابل نشان می‌دهند. زبان بدن شامل حالت‌های صورت، حرکت دست‌ها و بدن، تماس چشمی، تنش‌های عضلانی و مدل نفس کشیدن و حتی بالا پایین شدن صدای شما می‌شود. اگرشما درک درستی از زبان بدن داشته باشید و توانایی استفاده از زبان بدن در موقعیت درست داشته باشید؛ به شما کمک می‌کند موثرترین ارتباطات را با دیگران برقرار کنید. منظور خود را به به درست‌ترین شکل بیان کنید. در موقعیت‌های بحرانی بتوانید ارتباط برقرار کنید. همچنین می‌توانید از زبان بدن برای تأکید بر روی صحبت‌ها و توضیحات خود استفاده کنید.

راهکارهایی برای فهمیدن زبان بدن

• به تفاوت‌های فردی آگاه باشید:

  مردم از فرهنگ‌های مختلف یا با اگاهی و یا بدون اینکه بخواهد از زبان بدن استفاده می‌کنند. دقت داشته باشید که زبان بدن یک تاجر با یک کارمند متفاوت است زبان بدن کسی که عشایر است با  کسی که در شهر زندگی کرده است فرق دارد و شما باید به این مسئله آگاه باشید. شما نمی‌توانید آنطور که با دانش آموزان مقطع راهنمایی صحبت می‌کنید با تاجران نیز صحبت کنید.

باید بتوانید با هر شخصی با توجه به سن، فرهنگ، محل زندگی، دین، جنسیت و حالت‌های عاطفی زبان بدن مثبت و منفی او را تشخیص دهید.

• تمامی حالات فرد مقابل را در نظر بگیرید:

  زمانی که با فردی صحبت می‌کنید، سعی کنید تمامی حالات او را در نظر بگیرید، از حرکات دست تا تماس چشمی و لحن صدای افراد همه را در نظر بگیرید. شما می‌توانید با تحلیل زبان بدن افراد متوجه شوید که فرد مشتاق رابطه است، حوصلش سر رفته است و یا در چه وضعیتی قرار دارد تا طبق آن شما قدم‌های بعدی را بردارید.

• از زبان بدن مناسب با احساس و صحبتتان استفاده کنید:

هر احساسی زبان بدن خاص خودش را دارد به طور مثال زمانی که شما به موضوعی بی اهمیت هستید، ممکن است راحت‌تر بشینید و اگر در شرایطی باشید که صحبت جدی است مثل یک جلسه شما راحت بشینید یعنی به دیگران و فضای آن جلسه بی احترامی کرده‌اید.

• از زبان بدن منفی خودداری کنید:

  سعی کنید از زبان بدن مثبت استفاده کنید، یعی با تماس چشمی مستقیم و طولانی تکان دادن سر،ثابت نشستن و حفظ حرمت و فاصله در قرار ملاقات باعث به وجود آمدن احساس مثبت در طرف مقابل می‌شود.

لبخند زدن یکی از مهم‌ترین بخش‌های زبان بدن است. حتما به آن توجه کنید. زبان بدن مثبت نشان دهنده اعتماد به نفس بالای شما است.

مهارت برقراری ارتباط موثر

برای برقراری ارتباط درست که بتوانید نتایج خوب بگیرید، نیازمند یک سری مهارت‌های لازم است که بتوانید ارتباط درست برقرار کنید.

درک شرایط فرد مقابل:

سعی کنید حس همدلی خود را به دیگران منتقل کنید. قبل از شروع صحبت سعی کنید شرایط طرف مقابل را درک کرده و احساسات طرف مقابل را بشناسید. برای مثال: قبل از اینکه بخواهید محصولتان را برای مشتری شرح دهید، بگویید. می‌دانم کارهای مهمی دارید و وقتتان محدود است اما ممنون میشم چند دقیقه از وقتتان را برای ما بگذارید.

به درستی گوش بدهید:

در مهارت برقراری ارتباط موثر بیشتر از اینکه صحبت کنید، باید شنونده فعال باشید. شنونده فعال یعنی علاوه بر گوش دادن و درک کلمات و اطلاعات منتقل شده، باید احساساتی که فرد موقع صحبت دارد را درک کنید. بین شنیدن فعال و خود شنیدن بسیار متفاوت است. در شنیدن فعال همزمان که فرد صحبت می‌کند با تحلیل لحن صدا احساس فرد را متوجه شوید. و این اتفاق باعث می‌شود، روابط عمیق‌تر و قوی‌تری بین شما و افراد به وجود بیاید. زمانی که شما بتوانید استرس و احساس طرف مقابل را درک کنید، می توانید با توجه به احساس و وضعیتی که در آن لحظه دارد شرایط را در دست بگیرید و این باعث میشود فرد احساس نزدیکی داشته  باشد و راحت‌تر اعتماد کند. .

نکاتی برای گوش‌دادن فعال

• تمام تمرکزتان بر صحبت‌های شخص مقابل باشد:

  اگر حواستان جای دیگر پرت شود و فقط منتظر این باشید که پاسخ دهید و مکالمه تمام شود، نمیتوانید به درستی صحبت های فرد مقابل را بشنوید درک کنید و وقت بگذارید. اگر تمرکز بر روی صحبت دیگران برایتان سخت است، سعی کنید زمانی که فرد صحبت می‌‌کند، کلماتی که بیان می‌شود را در ذهنتان تکرار کنید.

• مکالمه فرد مقابل را قطع یا به سمتی که می‌خواهید هدایت نکنید:

  زمانی که افراد صحبت می‌کنند، می‌توانند عکس العمل شما را ببینند. سعی نکنید که سریع پاسخ دهید و یا حرفی که می‌خواهید بزنید را سریع بیان کنید. این کار باعث می‌شود تمرکز شما نسبت به صحبت‌های فرد مقابل کمتر شود و فرد مقابل نیز متوجه شود که حواس شما به موضوع دیگری پرت شده است.

• نسبت به صحبت‌ها عکس العمل مثبت نشان دهید:

  در بین صحبت‌های او سری تکان دهید، حرف‌های او را تایید کنید. این عکس العمل نشان داد‌ن‌ها باعث می‌شود فرد مقابل احساس کند که شما به او اهمیت می‌دهید. و همچنین شما یک شنونده عادی نیست بلکه تمام تمرکزتان به حرف طرف مقابل است.

• قضاوت نکنید:

  لزوما قرار نیست زمانی که شما با شخصی صحبت می‌کنید، تمام افکار و عقاید او را قبول داشته باشید. زمانی که دو فرد با سلایق و عقاید مختلف صحبت می‌کنند، مشخص است که خیلی از عقاید آ‌ن‌ها شبیه به هم نیست. اما این قضیه نباید باعث قضاوت کردن فرد مقابل بشود. سعی کنید قضاوت، انتقاد و مقایسه را کنار گذاشته و فقط به حرف‌های شخص مقابل گوش دهید. در دشوارترین ارتباطات اگر شما بتوانید شنونده فعال باشید، می‌توانید یک ارتباط موثر برقرار کنید.

• بازخورد ارائه دهید:

  اگر در طول مکالمه احساس کردید، شرایط شما با فرد مقابل بسیار متفاوت است و احتمالا امکان قطع ارتباط وجود دارد، سعی کنید نسبت به صحبت‌های او بازخورد ارائه دهید و یا هوشمندانه سوال بپرسید؟ به طور مثال: طبق صحبت‌های شما، اینطور که شما فرمودید، منظورتان از جمله ... چیست؟  این سوال پرسیدن‌ها باعث می‌شود فرد توضیحات بیشتری دهد. و ممکن است سمت و سوی مکالمه شما به سمتی که  می‌خواهید برود.

• به احساسات پشت کلمات فکر کنید:

  احساسات فرکانس‌هایی بالاتر از گفتار انسان است. می‌توانید با یک سری تمرینات به خصوص مثل نواختن سازهای بادی، آواز خواندن، گوش دادن به موسیقی‌های خاص می‌توانید تمرین کنید که متوجه احساسات پشت کلمات  بشوید.

به زبان بدن توجه  کنید.

زمانی که شما صحبت می‌کنید، علاوه بر کلماتی که بیان می‌کنید، نوع نگاه کردن، حرکات دست و بدن شما نیز احساسات شما را به طرف مقابل نشان می‌دهند. زبان بدن شامل حالت‌های صورت، حرکت دست‌ها و بدن، تماس چشمی، تنش‌های عضلانی و مدل نفس کشیدن و حتی بالا پایین شدن صدای شما می‌شود. اگرشما درک درستی از زبان بدن داشته باشید و توانایی استفاده از زبان بدن در موقعیت درست داشته باشید؛ به شما کمک می‌کند موثرترین ارتباطات را با دیگران برقرار کنید. منظور خود را به به درست‌ترین شکل بیان کنید. در موقعیت‌های بحرانی بتوانید ارتباط برقرار کنید. همچنین می‌توانید از زبان بدن برای تأکید بر روی صحبت‌ها و توضیحات خود استفاده کنید.

راهکارهایی برای فهمیدن زبان بدن

• به تفاوت‌های فردی آگاه باشید:

  مردم از فرهنگ‌های مختلف یا با اگاهی و یا بدون اینکه بخواهد از زبان بدن استفاده می‌کنند. دقت داشته باشید که زبان بدن یک تاجر با یک کارمند متفاوت است زبان بدن کسی که عشایر است با  کسی که در شهر زندگی کرده است فرق دارد و شما باید به این مسئله آگاه باشید. شما نمی‌توانید آنطور که با دانش آموزان مقطع راهنمایی صحبت می‌کنید با تاجران نیز صحبت کنید.

باید بتوانید با هر شخصی با توجه به سن، فرهنگ، محل زندگی، دین، جنسیت و حالت‌های عاطفی زبان بدن مثبت و منفی او را تشخیص دهید.

• تمامی حالات فرد مقابل را در نظر بگیرید:

  زمانی که با فردی صحبت می‌کنید، سعی کنید تمامی حالات او را در نظر بگیرید، از حرکات دست تا تماس چشمی و لحن صدای افراد همه را در نظر بگیرید. شما می‌توانید با تحلیل زبان بدن افراد متوجه شوید که فرد مشتاق رابطه است، حوصلش سر رفته است و یا در چه وضعیتی قرار دارد تا طبق آن شما قدم‌های بعدی را بردارید.

• از زبان بدن مناسب با احساس و صحبتتان استفاده کنید:

هر احساسی زبان بدن خاص خودش را دارد به طور مثال زمانی که شما به موضوعی بی اهمیت هستید، ممکن است راحت‌تر بشینید و اگر در شرایطی باشید که صحبت جدی است مثل یک جلسه شما راحت بشینید یعنی به دیگران و فضای آن جلسه بی احترامی کرده‌اید.

• از زبان بدن منفی خودداری کنید:

  سعی کنید از زبان بدن مثبت استفاده کنید، یعی با تماس چشمی مستقیم و طولانی تکان دادن سر،ثابت نشستن و حفظ حرمت و فاصله در قرار ملاقات باعث به وجود آمدن احساس مثبت در طرف مقابل می‌شود.

لبخند زدن یکی از مهم‌ترین بخش‌های زبان بدن است. حتما به آن توجه کنید. زبان بدن مثبت نشان دهنده اعتماد به نفس بالای شما است.

کنترل استرس

حتما برای شما هم پیش آمده است که در موقعیتی که استرس دارید یا فضا عصبی است. حرفی بزنید یا رفتاری داشته باشید که بعدا پشیمان شوید. استرس می‌تواند بسیار در روابط شما تاثیر مخرب داشته باشد. سعی کنید برای ایجاد یک رابطه موثر و مثبت استرس خود را کنترل کنید و به آرامش برگردید، حتی اگر لازم است چند دقیقه‌ای از آن محیط دور شوید. زمانی که شما آرامش داشته باشید، از پشیمانی‌های بعدی جلوگیری کرده و یک ارتباط خوب و موثر برقرار می‌کنید. زمانی که استرس داشته باشید، نمی‌توانید واکنش درست و به موقعی نشان دهید و زبان بدن فرد مقابل را درست متوجه شوید. حفظ آرامش و برقراری یک رابطه موثر در موقعیت‌های پرفشار مانند جلسات کاری مهم، مصاحبه شغلی، جلسه اول آشنایی با خانواده همسر و موقعیت‌های دیگر باعث می‌شود که شما موفقیت‌های بزرگ تجربه کنید.

نکاتی برای کنترل استرس

• پیدا کردن آرامش در شرایط پرفشار و استرس‌زا:

  سعی کنید چند لحظه سکوت کنید و به خودتان فرصت فکر کردن دهید. قبل از پاسخ به سوالی که برایتان استرس ایجاد کرده است، لطفا از فرد مقابل بخواهید توضیحات بیشتری بدهد و یا سوال را مجددا تکرار کند. در این شرایط شما چد ثانیه فرصت دارید که فکر کنید تمرکز کنید و پاسخ بهتری بدهید.

چند ثانیه مکث کنید تا پاسخ بهتری بدهید. سعی کنید واضح و نکته‌وار صحبت کنید. در شرایط استرس زا صحبت‌های طولانی هم شرایط را برای شما سخت‌تر می‌کند و هم فرد مقابل خسته می‌شود. سعی کنید نکات مهم را بیان کنید و اگر شخص مقابل موافق بود صحبت‌های خود را ادامه دهید. سعی کنید به زبان بدن خود مسلط باشید و آن را آرام نگه دارید. تماس چشمی را فراموش نکنید .

• کوتاه صحبت کنید:

  لزومی ندارد در تمامی مدت شما صحبت کنید، همانطور که در نکته قبلی گفته شد پاسخ خود را واضح، نکته‌وار و خلاصه بیان کنید. و بعد از اینکه پاسخ دادید سکوت کنید. حتی اگر سکوت حاکم شد در شرایط استرس زا بهتر است کمتر سخن گفته شود.

• استرس خود را سریع کنترل کنید:

  زمانی که شروع به مکالمه می‌کنید، تلاش کنید که استرس خود را سریع‌تر برطرف کنید. شست و شو دست و صورت، قدم زدن، هوای تازه خوردن و نوشتن افکار به کنترل سریع استرس کمک می‌کند. هرچقد سریع‌تر بتوانید بر استرستان مسلط شوید مکالمه بهتری خواهید داشت.

• بدانید که چه زمانی دچار استرس می‌شوید و بدنتان چه علائمی نشان می‌دهد:

  همه ما زمانی که دچار استرس می‌شویم یک علائم خاصی در بدنمان ظاهر می‌شود، یکی بدنش را منقبض می‌کند، شخص دیگری لرزش دست می‌گیرد. کافی است شما بدانید که بدنتان در زمان استرس چه واکنشی نشان می‌دهد.

علاوه بر این مهم است شما بدانید که چه زمانی دچار استرس شدید می‌شوید. و سعی کنید در آن شرایط قرار نگیرید و یا از قبل آگاه باشید که این شرایط ممکن است به شما استرس دهد، پس چگونه از استرس جلوگیری کنید.

• از حواس 5گانه برای کنترل استرس استفاده کنید:

  یک سری موارد هستند که با کمک حواس 5گانه یعنی شنوایی، بینایی، لامسه، چشایی، حرکتی و بویایی می‌توانند استرس شما را کنترل کنند. به طور مثال: بوی لیمو، بوی قهوه و وانیل باعث کاهش استرس می‌شود. و یا خوردن آدامس، دمنوش بابونه و ... باعث کاهش استرس می‌شود.

اگر خودتان را بشناسید می‌دانید چه مواردی باعث کاهش استرس شما می‌شود. نفس عمیق کشیدن را فراموش نکنید. تصویر سازی نیز بسیار به کاهش استرس در ارتباطات کمک می‌کند، سعی کنید تصویر دلخواه خودتان و یا تصویری که شرایطی که به شما استرس داده است را به خوبی گذارنده‌اید، تصور کنید و به آن فکر کنید.

• شوخ طبع باشید وموقعیت را شاد کنید:

  به دور از لودگی و شوخی نامناسب اگر در شرایط مناسب شوخ طبع باشید. استرس هنگام برقراری ارتباط زودتر از بین می‌رود. اگر دقت کنید زمانی که فردی را برای بار اول می‌بینید، اگر با انرژی مثبت و حس خوب برخورد کند. آن دیدار همیشه به یاد شما خواهد ماند و شما نیز سریع‌تر ارتباط برقرار خواهید کرد.

• سعی کنید صلح برقرار کنید:

  یک عبارتی در دنیای ارتباطات وجود دارد به نام نیم من شدن، یعنی گاهی اوقات هم شما و هم فرد متقابل باید کمی از خواسته خود کوتاه بیایید. یک راهی پیدا کنید که هر دو طرف راضی باشند در این صورت استرس همه کاهش پیدا می‌کند و روابط بهتری خواهید ساخت.

هم نظرات خود را بیان کنید هم از طرف مقابل بخواهید نظراتشان را بیان کنند و از بین این نظرات به یک نتیجه درست برسید.

• قاطع باشید:

زمانی که شما مستقیم و قاطعانه ارتباطی واضح ایجاد می‌کنید، نظرات ایده، و در خواست خود را صریح و با لحن بیان مناسب  به شخص مقابل ارائه می‌دهید. باعث می‌شود که فردی با اعتماد به نفس بالا و دارای مهارت تصمیم گیری به نظر بی‌آیید. شما باید بتوانید خودتان را بیان و یا به عبارتی مطرح کنید تا بتوانید ارتباطات موثری بسازید. با صداقت تمام احساست و افکار و نیازهای خود را بیان کنید. ایستادگی بر خواسته‌ها را بلد باشید. و همواره به دیگران احترام بگذارید. ارتباط موثر به معنی پیروزی در بحث و یا تحمیل کردن نظرات شما بر فرد دیگر نیست، بلکه یک درک متقابل و رضایت دو طرفه از موضوع مورد نظر است.

برای بهبود قاطعیت خود

برای خودتان و افکار و خواسته‌هایتان ارزش قائل باشید، تا دیگران نیز ارزش قائل شوند. باور کنید خودتان نیز به اندازه افراد دیگر مهم هستید. نیازها و خواسته‌های خود را به خوبی بشناسید و بدانید نیازهای شما ابزاری برای نقض حقوق دیگران نیست. و قرار نیست برای رسیدن به خواسته‌هایتان حقوق شخص دیگری پایمال شود. سعی کنید افکار منفی و ناراحت کننده خود را به روش مثبتی بیان کنید تا باعث ایجاد سوتفاهم و ناراحتی نشود. درست است همه ما انسانیم و گاهی عصبی و ناراحت می‌شویم، اما باید احترام خود و شخص مقابل را نگه داریم. سعی کنید بیشتر از بازخوردهای مثبت استفاده کنید، زمانی که شما بازخورد مثبتی به فرد مقابل می‌دهید، بازخورد مثبتی نیز از فرد مقابل دریافت خواهید کرد. تعارف داشتن با مهربانی متفاوت است. سعی کنید بازخوردهایی ارائه دهید که واقعی باشد، نه از روی تعارف و چابلوسی. بلد باشید، نه بگویید. حد و حدود خود را بدانید و اجازه ندهید کسی از حریم شخصی و رفتار شما سواستفاده کند. اگر ایده‌ای را دوست ندارید، سعی کنید به گزینه‌های دیگر فکر کنید تا به یک نتیجه نهایی و خوب برسید.

13 راهکار برای تقویت و حفظ  مهارت برقراری ارتباطات بین فردی

برای اینکه بتوانید یک رابطه موثر برقرار کنید، نیاز به یک سری مهارت است که در قسمت قبلی به آن اشاره شد؛ اما برای حفظ رابطه و تقویت آن نیاز به یک سری راهکار است که در این قسمت مقاله به 13 مورد اشاره کرده‌ایم.

1. بهتر است در برقراری ارتباط به شخصیت فرد، سن وجایگاه افراد توجه کنیم، تا بتوانیم روابط بهتری داشته باشیم. به طور مثال نحوه ارتباط با کودکان با نحوه ارتباط با افراد سالمند متفاوت است.
2. سعی کنید برای اینکه رابطه موثری داشته باشید، از صحبت‌های اضافه بپرهیزید.
3. اگر ارتباط شما با شخصی قطع شده است، فقط شخص مقابل را مقصر ندانید و خودتان نیز برای ارتباط مجدد اقدام کنید.
4. به دیگران احترام بگذارید تا به شما احترام گذاشته شود. وجود احترام در یک رابطه موثر و خوب بسیار مهم است.
5. اگر با نظر مخالف روبه‌رو شدید سعی کنید با صبر و بردباری دلایل خود را توضیح دهید و از طرف مقابل دلایل مخالفت را بپرسید. شاید ایشان دلایل منطقی داشته باشند.
6. به حق و حقوق خودتان و دیگران آگاه باشید تا سواستفاده و مسئله‌ای پیش نیاید.
7. توانمندی‌ها و مهارت‌های ارتباطی خود را بشناسید و از آن‌ها استفاده کنید. توانمندی‌های خود را تقویت کنید.
8. افراد نزدیک را با اسم کوچک و یا صفت‌های زیبا صدا بزنید. این کار باعث احساس نزدیکی بین شما و دیگران می‌شود.
9. همانطور که گفته شد سعی کنید شنونده فعال باشید، قبل از اینکه پاسخ دهید صحبت دیگران را گوش دهید.
10. هنگام صحبت دیگران به هیچ‌وجه صحبت کسی را قطع نکنید.
11. به دیگران فرصت اظهار نظر و سوال کردن بدهید.
12. اگر در محیط جدیدی قرار گرفتید، در ابتدا با کسانی که ارتباط برقرار کردن راحتتر است ارتباط برقرار کنید.
13. ارتباط خود را از طریق نرم افزارهای ارتباطی و دیدارهای حضوری حفظ کنید.

 

از خطاهایی که در ارتباطات پیش می‌آید جلوگیری کنید تا موفق شوید.

ممکن است در روابط خود دچار یک سری خطاها شوید که این خطاها باعث پشیمانی و ناراحتی شود.  این خطاها اگر چندبار تکرار شود، شما را غیر حرفه‌ای و بد نشان می‌دهند. در این قسمت از مقاله قرار است خطاهایی که بین افراد و در ارتباطات زیاد افتاده است را توضیح دهیم تا شما دچار این خطاها نشوید و آسیبی نبینید.

عدم ویرایش و مطالعه مطلب ارسالی

گاهی ارتباطات به صورت آنلاین و فقط از طریق فضای مجازی و ایمیل است. اصولا وقتی متنی نوشته می‌شود با توجه به اینکه لحن عامیانه با ادبی متفاوت است؛ ممکن است اشتباهاتی مانند لحن نامناسب، دستور زبان اشتباه و یا املای غلط واژگان پیش بیاید. اگر شما بدون اصلاح این اشتباهات آن را ارسال کنید نشان از بی دقتی و حرفه‌ای نبودن شماست و این در برقراری ارتباطات اشتباه است. سعی کنید قبل از ارسال یک دور متن خود را بخوانید. از آنجایی که ممکن است اشتباهات خیلی واضح نباشند و با خواندن متن خودتان متوجه نشوید، سعی کنید متن را به شخص دیگری بدهید تا آن را مطالعه کند و یا متن خود را بلند بخوانید. و پس از بررسی نهایی و مطمئن شدن از اینکه مشکلی ندارد، آن را ارسال کنید.  

ارسال خبرها و پیام‌های منفی از طریق ایمیل

بهتر است برای انتقال اخبار منفی به صورت حضوری با افراد صحبت کنید. زمانی که می‌خواهید ناراحتی خود از کیفیت همکاری، خبر اخراج زیردستان و یا هر نوع خبر بدی را اطلاع دهید. اگر از طریق ایمیل باشد، فرد چندین برابر ناراحت خواهد شد. در مکاتبات شما نمی‌توانید احساسات خود را بیان کنید. به همین علت اصولا مکاتباتی که شامل پیام‌های منفی هستند، نتیجه خوبی نمی‌گیرند. سعی کنید اخبار منفی را خودتان و به صورت حضوری با دقت و لحن مناسب بیان کنید. سعی کنید پیام‌های منفی را کاملا واضح و مشخص بیان کنید تا باعث سوتفاهم و تفکرات منفی نشود. می‌توانید قبل از دیدار حضوری متن پیام را بنویسید و آن‌ها را چندبار با خودتان بیان کنید تا بتوانید راحت‌تر در ارتباط با آن‌ها صحبت کنید.

اجتناب از بازخوردهای منفی

سعی کنید بازخورد منفی بدهید و در مقابل بازخوردهای منفی که می‌گیرید جبه‌ای نداشته باشید. لطفا از اعلام بازخوردهای منفی اجتناب نکنید. شاید اعلام بازخوردهای منفی سخت‌تر باشد اما از مسائل و مشکلات کوچک و بزرگتر جلوگیری می‌کند. همچنین اگر شما بازخوردهای منفی را از فرد دیگری دریافت نکنید، ممکن است فرد بعد از مدتی رابطه با شما مایوس شود. حتی ممکن است در بازخوردهایی که اعلام می‌کند نکاتی باشد که به درد شما نیز بخورد. سعی کنید بازخوردهای منفی‌تان منطقی، شدنی و همراه  با ایده و راه حل باشد. و زمانی که دیگران صحبت می‌کنند، سعی کنید تمام صحبت‌هایشان را بشنوید.

نداشتن قاطعیت

افرادی که در صحبت‌هایشان قاطعیت ندارند و دو به شک هستند و همواره با شک و تردید صحبت می‌کنند. باعث بی اعتمادی می‌شوند یعنی دیگران نمی‌توانند به راحتی به آ‌ن‌ها اعتماد کنند. شما باید با در نظر گرفتن نیازهای دیگران خواسته‌های خود را به درستی بیان کنید و این در واقع قاطعیت درست است.  

واکنش‌های احساسی

  تا کنون برای شما پیش آمده است که با عصبانیت زیاد به تندی پاسخ همکار و یا شخص دیگری را بدهید؛ بدون آنکه به پاسخ او توجه کنید، و بعدا متوجه شوید که اشتباه کرده‌اید و واکنشتان درست نبوده است؟ اگر این اتفاق را تجربه کرده‌اید، یعنی شما واکنش احساسی نشان داده‌اید. در واکنش‌های احساسی شما به پاسخ فرد مقابل توجه نمی‌کنید. بلکه سریع فقط می‌خواهید یک عکس العمل نشان دهید و یک پاسخی داده باشید. در 90% مواقع این واکنش‌های احساسی نتیجه بدی به دنبال دارند. این واکنشات احساسی باعث غیرحرفه‌ای نشان دادن شما می‌شود. اصولا این واکنشات احساسی باعث ناراحت شدن افراد می‌شود. سعی کنید قبل از پاسخ دادن و  عکس العمل نشان دادن، چند دقیقه مکث کنید و به پاسخ فرد مقابل توجه کنید و بعد واکنش نشان دهید.

آمادگی کامل نداشتن قبل از ارائه

خیلی از افراد قبل از جلسه‌ها و دیدارهایی که دارند، به حرف‌ها و گزارش‌هایی که می‌خواهند هیچ آمادگی ندارند و این آمادگی نداشتن باعث می‌شود برای افراد حس بدی ایجاد شود. لطفا قبل از ارائه تمامی گزاراشات، خواسته‌ها و ایده‌های خود را آماده کنید. یک زمانبندی در ذهنتان داشته باشید که در چه زمانی مطالب را در جلسه ارائه دهید. همچنین سعی کنید ارائه‌ای راحت و روان داشته باشید. هرچقدر شما بر ارائه و جلسات خود مسلط باشید احساس بهتری به دیگران خواهید داد. و حرفه‌ای تر جلو می‌کنید.

روش دائمی در تمامی ارتباطات و جلسات

سعی کنید در هر جلسه و دیدار با توجه به اینکه شخصیت‌ها، خواسته‌ها و نیازهای افراد متفاوت است. شما نباید از یک روش ثابت استفاده کنید. شما نمی‌توانید آنطور که با همکاران هم رده صحبت می‌کنید با هیئت مدیره نیز صحبت کنید. سعی کنید در جلسات افراد را به صورت مستقیم مخاطب خود قرار دهید. باید بدانید با هر شخص و در هر شرایطی به چه صورت صحبت کنید. با گذشت زمان، آموزش و تمرین شما می‌توانید نتایج خوبی بگیرید.

نداشتن آمادگی کافی هنگام ملاقات افراد جدید

امروزه با توجه به اینکه زمانی که وارد محیط کار می‌شوید، افرادی با سن، جنسیت، اعتقادات و باورهای متفاوت را می‌بینید باید بلد باشید با افراد چگونه ارتباط برقرار کنید. اگر شما با ذهنیت و کلیشه‌های اشتباه بخواهید راه روابط را ببندید. هیچ‌وقت نمی‌توانید یک رابطه خوب و موثر بسازید. مثلا اینکه با کوچک‌تر از خود توجه نکنید، یا با افراد بالا رتبه‌تر از خود صمیمی نباشید. سعی کنید به افراد فرصت ارتباط برقرار کردن بدهید. به خصوص زمانیکه هیچ شناخت کافی از افراد ندارید. سعی کنید شنونده فعال باشید به صحبت‌های فرد جدید بدون هیچ قضاوتی گوش دهید. فرصت دهید از نظرات و ایده‌های خود بگویند و برای شنیدن صحبت‌های افراد وقت بگذارید. سعی کنید تفاوت‌هایی که بین شما و افراد وجود دارد را درک کنید تا بتوانید یک رابطه موثر و خوب بسازید.

تصور اینکه افراد پیام ما را کاملا متوجه شده‌اند

گاهی وقت‌ها انقدر به موضوعی که می‌‍‌خواهیم صحبت کنیم مطمئن هستیم و خودمان به نتیجه آگاه هستیم که فکر می‌کنیم دیگران نیز به این موضوع کاملا واقف هستند. در صورتی که این دید اشتباه است و باعث می‌شود افراد دقیق متوجه منظور شما نشوند. در طول صحبت‌های خود بررسی کنید ببینید افراد متوجه صحبت‌های شما شده‌اند یا خیر. به تمامی شک و شبه‌ها و سوال‌ها پاسخ دهید. اگر احساس کردید قسمتی را متوجه نشده است، کاملا توضیح دهید و اطمینان حاصل کنید که منظور شما را به درستی متوجه شده است. حتما در جلسات خود بعد از ارائه زمانی را به پرسش و پاسخ و توضیحات کامل اختصاص دهید.

تجاوز به حریم خصوصی دیگران

اگر جلسه حضوری دارید و دیدارتان حضوری است. حواستان باشد لطفا خیلی به افراد نزدیک نشینید و همواره یک فاصله‌ای حفظ کنید. برای دست دادن اگر شخص مقابل خانم هستند لطفا صبر کنید اول ایشان دستشان را جلو بیاورند. اگر ارتباط شما از طریق ایمیل و یا فضای مجازی است. لطفا دقت کنید که پیام اشتباه و غیر کاری ارسال نکنید. این اتفاقات می‌تواند باعث مشکلات جدی در دنیای کاری شما شود. سعی کنید ایمیل‌ها را قبل از ارسال یک دور بخوانید. اگر قرار است گزارشی ارسال کنید از صحت و درستی مطالب مطمئن شوید.

نتیجه گیری

در دنیای امروزه ارتباط برقرار کردن بسیار مهم است. شما در تمامی مراحل زندگیتان به مهارت برقراری ارتباط موثر نیاز دارید، زمانی که با خانواده زندگی می‌کنید، دانشجو می‌شوید، کارمند هستید. در تمامی مراحل به برقراری ارتباطات نیازمندید. پس باید این مهارت را بلد باشید. سعی کنید در ارتباط با دیگران یک شروع کننده خوب باشید، صحبت دیگران را قطع نکنید. از گفتن حرف‌های اضافی جلوگیری کنید. سعی کنید در صحبت‌ها کسی را تحقیر و سرزنش نکنید. قبل از شنیدن صحبت‌های فرد مقابل قضاوتی نداشته باشید. شما برای برقراری یک ارتباط موثر از چه مهارتی استفاده می‌کنید؟ تا به حال شده است به علت اینکه نتوانستید ارتباط موثر و درستی داشته باشید در زندگی به مسئله‌ای روبه رو شده باشید؟ تجربیات خود را با ما به اشتراک بگذارید. مهارت برقراری ارتباط موثر یک مهارت اکتسابی است. شما می‌توانید با مطالعه کتاب‌ها و گذراندن دوره‌های متفاوت این مهارت را به دست آورید.